Miért kapna valaki három olyan levelet, amelyek ugyanarra a lépésére reagálnak? Ez nem az e-mailküldő rendszer hibája, hanem annak a jele, hogy az automatizmus rossz eseményre indul, vagy nem veszi figyelembe, mi történt előtte. Az e-mail marketing automatizálás beállítása ezért nem a szoftver kiválasztásával kezdődik. Előbb azt kell tisztán látni, mit csinált a feliratkozó, és mi legyen a következő hasznos lépés.
Érthető, ha a technikai rész tűnik a legnehezebbnek. Űrlap, címke, webáruház, CRM-rendszer, és máris könnyű elveszíteni a fonalat. A rossz sorrendben küldött vagy ismétlődő levél pedig gyorsan bosszantóvá válik. Én azt javaslom, indulj egyetlen jól körülhatárolt folyamattal, például azzal, amelyik egy letölthető anyag feliratkozásakor indul.
Ebben a cikkben megmutatom, hogyan válaszd ki az indító eseményt, rajzold fel a feliratkozó útját, és kösd össze a szükséges rendszereket. Azt is végigveszem, hogyan teszteld az automatizmust éles küldés előtt, és mit mérj utána. Így egy átlátható, ellenőrizhető folyamatot építhetsz, nem egy olyan levelezőgépet, amely csak azért küld, mert be van kapcsolva.
Az e-mail marketing automatizálás olyan előre megtervezett folyamat, amely egy feliratkozó vagy vásárló konkrét lépésére válaszul küld neki e-mailt. Nem neked kell minden alkalommal kézzel elindítanod a levelet, de előre meg kell határoznod, mikor menjen ki, kinek szóljon, és milyen eseménynél álljon le.
Ez nem ugyanaz, mint a teljes marketing automatizálása. Egy e-mailes folyamat a levelek küldésére összpontosít, míg a teljes marketingrendszer több feladatot és eszközt is összekapcsolhat. Én az e-mail marketing és marketingautomatizálás tervezését mindig az üzleti helyzetből indítom, nem abból, hogy éppen melyik szoftver kínál még egy kapcsolót.
A hírlevél küldését jellemzően a naptárhoz igazítod: például pénteken tájékoztatod a feliratkozókat egy új ajánlatról. Az automatikus levél ezzel szemben egy eseményhez kapcsolódik. Ha valaki feliratkozik a pékséged receptes hírlevelére, kaphat egy előre megírt bemutatkozó levelet, amelyben elmondod, milyen tartalmakra számíthat, és mikor talál friss recepteket.
A folyamatot a feliratkozás indítja el, és például egy előre beállított levélsorozat vége vagy egy meghatározott vásárlás állítja le. A megállási feltétel segít elkerülni, hogy valaki tovább kapjon olyan leveleket, amelyek az adott helyzetben már nem neki szólnak.
Szolgáltatóként vagy tanácsadóként indulhatsz a feliratkozás utáni tájékoztatással. Az első levélben bemutathatod, milyen témákban írsz, a következőben pedig megoszthatsz egy hasznos tudnivalót a szolgáltatásodról. Nem kell nagy levélsorozatot tervezned. Egy világos, a feliratkozás okához illő üzenet is jó kezdés.
Egy webáruházban a vásárlás elindíthat olyan levelet, amely tájékoztatja a vevőt a rendelés következő lépéséről. A levél tartalma az üzlet tényleges folyamataihoz igazodjon, ne feltételezésekhez. Ha például a kézi rendelés-visszaigazolás rendszeresen ismétlődik, érdemes megnézni, milyen feltétellel és milyen adatok alapján küldhető ki automatikusan.
Kis listával is elindulhatsz. Nem kell több száz feliratkozó ahhoz, hogy egy ismétlődő feladatot átgondolj. Első jelöltnek válassz olyat, amit gyakran kézzel végzel, könnyű egyértelmű eseményhez kötni, és a címzettnek valóban hasznos: például a feliratkozás utáni bemutatkozást vagy az érdeklődésre adott tájékoztatást. Az e-mail marketing automatizálás beállítása akkor lesz kezelhető, ha először csak ezt az egy helyzetet rakod rendbe.
Mielőtt megnyitod az e-mailküldő rendszert, írd le, mit szeretnél megkönnyíteni, mi indítsa el a folyamatot, mit kapjon a feliratkozó, és mi legyen a következő lépés. Ha ezt a sort nem tudod egyszerűen elmagyarázni, a beállításnál sem lesz egyértelműbb.
Én azt javaslom, elsőre válassz egyetlen konkrét üzleti helyzetet. Például azt, amikor egy könyvelő érdeklődést kap egy vállalkozótól, aki szeretné átbeszélni a könyvelését. Ne próbáld egy automatizmusba beletenni a hírlevélre feliratkozókat, az ajánlatkérőket és a meglévő ügyfeleket. Más helyzetben vannak, más információra van szükségük.
Fogalmazd meg egy mondatban, mit könnyítsen meg a folyamat. Például: „A könyvelési konzultáció iránt érdeklődő kapjon rövid tájékoztatást, és tudja, hogyan kérhet időpontot.” Ezután válaszd ki az induló eseményt: feliratkozás egy tájékoztatóra, érdeklődés elküldése vagy vásárlás. Ne kezeld ezeket felcserélhetőként, mert más szándékot jeleznek.
Minden automatizmusnak legyen egy világos belépési eseménye. Ez az a konkrét művelet, amely után a rendszer elindítja a folyamatot. Ha a belépési pont például egy könyvelési konzultációs űrlap elküldése, akkor a feliratkozás egy általános hírlevélre ne indítsa el ugyanezt a levélsort.
A leveleknek legyen külön feladatuk. Egy egyszerű könyvelői folyamat például így nézhet ki:
Rajzold fel ezt egy egyszerű folyamatábrára. Minden levélnél jelöld, mi váltja ki a kiküldését, és milyen esemény állítja le vagy tereli másik ágba a folyamatot. Például az időpontkérés után ne kapjon valaki újabb olyan levelet, amely még időpontfoglalásra biztatja. Ha nem tesz ilyen lépést, a következő üzenet adhat további tájékoztatást, nem kell rögtön újabb ajánlattal előállnia.
Ha a folyamat feliratkozással indul, gondold át azt is, hogyan jut el az érdeklődő a feliratkozásig, és milyen tartalmat vár utána. Így a levelek nem légüres térben működnek. Az e-mail marketing automatizálás beállítása előtt készített ilyen vázlat segít észrevenni a hiányzó eseményeket és a felesleges üzeneteket, még mielőtt élesben elindulna a folyamat.
Elsőként azt a folyamatot válaszd, amely egy gyakori, jól felismerhető helyzetet kezel, és amelynél pontosan tudod, milyen levelet vár az érintett. Nem kell minden vállalkozásnak üdvözlő sorozattal kezdenie. Egy tanácsadónál az érdeklődés utáni tájékoztatás lehet hasznosabb, egy webáruháznál pedig a vásárlás utáni információadás.
| Automatizmus | Indító esemény | Illő helyzet | Első levél |
|---|---|---|---|
| Üdvözlő folyamat | Feliratkozás egy űrlapon | Rendszeresen érkeznek új feliratkozók, akiknek ugyanazokat az alapinformációkat küldöd el | Visszaigazolás és rövid bemutatkozás |
| Érdeklődés utáni folyamat | Ajánlatkérő vagy érdeklődő űrlap elküldése | Szolgáltatást kínálsz, és az érdeklődőnek tudnia kell, mi történik ezután | Visszajelzés az üzenet beérkezéséről és a következő lépésről |
| Vásárlás utáni folyamat | A rendszerben rögzített vásárlási vagy rendelési esemény | Webáruházban a vásárlónak a rendeléshez kapcsolódó tájékoztatásra van szüksége | A rendeléshez kapcsolódó, tényszerű információ |
Akkor érdemes ezzel kezdened, ha az új feliratkozóknak rendszeresen ugyanazt magyarázod el. A levelek sorrendje lehet: először visszaigazolod a feliratkozást, utána röviden bemutatkozol, végül megmutatod, hol találja az olvasó a számára hasznos következő lépést. A sorozat beállítása önmagában nem ígér több vásárlót, de leveszi rólad az ismétlődő tájékoztatás egy részét.
Szolgáltatóként az érdeklődés utáni első levél tisztázhatja, hogy megkaptad az üzenetet, és milyen információ segíti az egyeztetést. Webáruháznál a vásárlás utáni levél tartalmát ahhoz az eseményhez igazítsd, amelyet a rendszer ténylegesen rögzít. A kosárelhagyó levél is csak akkor jöhet szóba, ha a webáruház képes érzékelni ezt az eseményt, és a szükséges rendszerkapcsolat is működik.
E-learning oldalon a hozzáférési értesítés akkor automatizálható, ha a vásárlás vagy jelentkezés összekapcsolódik a tanfolyami rendszerrel. A kapcsolat nélkül a levél nem tudja megbízhatóan, hogy kinek és mikor kell hozzáférést jeleznie. Én ezért az első választást nem a divatos automatizmus, hanem a tiszta esemény és a valódi tájékoztatási igény alapján hoznám meg. Így az e-mail marketing automatizálás beállítása egy kezelhető feladattal indul, nem egy olyan levélsorral, amelynek minden vállalkozásnál működnie kellene.
Az e-mail-automatizmust ne az első levél megírásával kezdd. Előbb kösd össze a megfelelő kapcsolatforrást az indító eseménnyel, állítsd be a feltételeket, majd add hozzá a leveleket és csak ellenőrzés után aktiváld a folyamatot. Így hamarabb kiderül, ha például a hírlevélre feliratkozás véletlenül egy vásárlás utáni levelet indít el.
Elsőként keresd meg, honnan érkezik a kapcsolat: weboldali űrlapról, webáruházból vagy ügyfélkezelő rendszerből. Ezután ellenőrizd, hogy valóban az a feliratkozás vagy más esemény indítja-e a kiválasztott folyamatot. A rendszerkapcsolatnak az eseményt és a szükséges adatokat is át kell adnia, különben az automatizmus rossz címzettnek küldhet levelet, vagy el sem indul.
Ha csak egy weboldali űrlap indít egy üdvözlő levelet, lehet, hogy elegendő az űrlap és az e-mail-rendszer összekapcsolása. Ha viszont az automatizmusnak tudnia kell, hogy valaki ajánlatot kért vagy vásárolt, szükség lehet CRM- vagy webáruház-integrációra. Ilyen feladatokra használt rendszerek például az ActiveCampaign, a Brevo és a FluentCRM. Nem a név dönt, hanem az, hogy a szükséges esemény eljut-e a megfelelő helyre.
A saját Konverziónövelő tippek sorozatomat FluentCRM-ben építettem fel. A folyamatot a weboldal feliratkozó űrlapja indítja: azonnal megy egy üdvözlő levél, négy órával később az első tipp, utána naponta egy-egy. A negyedik levél már attól függ, mit jelölt meg a feliratkozó az űrlapon. Aki azt választotta, hogy van oldala, de alig jön rajta keresztül megkeresés, más levelet kap, mint aki most építene oldalt, vagy akit nem találnak meg a Google-ben. Minden ág ezzel az egy, a helyzetéhez illő levéllel zárul, így senki nem kap olyan üzenetet, ami nem róla szól.
Az e-mail marketing automatizálás beállítása során haladj végig ezen a soron, és minden pontnál ellenőrizd, hogy az előző valóban működik-e:
Élesítés előtt tesztcímzettel járd végig a teljes utat az indító eseménytől az utolsó levélig. Iratkozz fel a tesztűrlapon, majd nézd meg, hogy a megfelelő folyamat indult-e el, helyesen működik-e a várakozási idő, és a beállított feltételek a megfelelő ágra terelik-e a címzettet.
Ha valamelyik ellenőrzés nem sikerül, ne aktiváld élesben a folyamatot. Javítsd az érintett beállítást, majd futtasd le újra a tesztet. Egy újabb próbakör kevesebb kellemetlenséget okoz, mint egy levél, amely rosszkor vagy rossz emberhez érkezik.
Az automatizmus attól még nem kész, hogy egyszer elindult. Időnként nézd meg, továbbra is a megfelelő esemény indítja-e, a levelek az eredeti célt szolgálják-e, és a címzettek a nekik szóló üzenetet kapják-e. Nem kell naptárba vésned egy mindenkire érvényes felülvizsgálati rendet. Akkor nézz rá, ha változik az ajánlatod, az űrlapod, a webáruházad vagy az ügyfélút valamelyik lépése.
Először válassz olyan mérőszámot, amely közvetlenül kapcsolódik az automatizmus céljához. Ha a levél egy érdeklődőnek szóló visszaigazolás, nézd meg, hogy a rendszer kézbesítette-e, és eljutott-e a címzetthez a benne jelzett következő lépés. Ha az üzenet egy útmutatóra irányít, a hivatkozásra kattintás informatívabb lehet, mint önmagában a megnyitás.
A kézbesítés, a megnyitás és a kattintás mind adhat támpontot, de nem ugyanarra a kérdésre válaszolnak. A kézbesítési adat segít észrevenni a küldési problémát, a megnyitás a levél megtekintéséről ad jelzést, a kattintás pedig azt mutatja, hogy valaki továbblépett egy hivatkozásra. A megnyitási adatokat kezeld óvatosan, mert az adatvédelmi beállítások befolyásolhatják a mérésüket.
Az eredményeket a saját korábbi adataiddal és a folyamat céljával vesd össze, ne egy másik vállalkozás számaival. Egy tájékoztató levélnél nem feltétlenül a kattintás a fő cél. Egy időpontfoglalásra vezető folyamatnál viszont érdemes azt is megnézni, eljutnak-e a címzettek a foglalási oldalra.
Először válaszd szét a technikai hibát a tartalmi vagy célzási problémától. Ha a folyamat nem indul el, rossz űrlaphoz kapcsolódik, vagy a hivatkozás hibás oldalra vezet, technikai ellenőrzéssel kezdd. Ha a levél eljut a címzetthez, de nem vált ki érdemi továbblépést, nézd meg, hogy az üzenet valóban arra a helyzetre válaszol-e, amelyben a feliratkozó van.
Ezután egyszerre csak egy elemet módosíts. Ellenőrizd, hogy a megfelelő esemény indítja-e a levelet, majd ha ez rendben van, próbálj ki más tárgymezőt vagy levélsorrendet. Ha több dolgot változtatsz egyszerre, nehezebb lesz megérteni, melyik módosítás hozott használható tapasztalatot.
Ha a saját folyamataid mellett a teljes marketingrendszered felépítését is rendeznéd, nézd meg, hogyan kapcsolódnak egymáshoz az ügyfélút egyes lépései és az őket kezelő eszközök. Az e-mail marketing automatizálás beállítása akkor marad átlátható, ha a folyamatot a működés változásaihoz igazítod, nem pedig magára hagyod az első élesítés után.
Nem kell egyszerre minden feliratkozói helyzetre automatizmust építened. Válassz egy ismétlődő feladatot, amelynél jól meghatározható, mi indítja el a levelet, és milyen következő lépést vársz az olvasótól. Az e-mail marketing automatizálás beállítása így egy átlátható, továbbfejleszthető folyamattal kezdődik.
Én a marketingrendszerekben az e-mail-automatizálást és a CRM-integrációt együtt nézem, mert a levélnek a vállalkozás tényleges működéséhez kell kapcsolódnia. A több mint 50 ügyfélweboldal kezelésében és karbantartásában szerzett tapasztalatom is megtanított arra, hogy az apró kapcsolódási pontokat is érdemes figyelni.
Írd le, melyik ismétlődő feladatot szeretnéd egyszerűsíteni, és mi jelezné a rendszernek, hogy elindulhat a folyamat. Ez lesz a használható automatizmus első vázlata.
Az e-mail marketing automatizálás olyan beállított levélküldés, amely egy feliratkozó vagy vásárló műveletére reagál. Például ha valaki letölt egy árlistát, kaphat egy ehhez kapcsolódó tájékoztató levelet. A folyamat akkor hasznos, ha az üzenet az adott helyzetre válaszol. Nem helyettesíti a személyes ügyintézést, és nem jelenti azt, hogy minden marketingfeladat automatikusan működik.
Az e-mail marketing automatizálás beállítása előtt írd le, milyen helyzetet szeretnél kezelni, és milyen esemény jelzi ezt a rendszernek. Ezután készítsd el a levelet, add meg, kinek szóljon, és döntsd el, mikor fejeződjön be a folyamat. Például egy szolgáltató az ajánlatkérő űrlap elküldése után visszaigazolhatja az érdeklődést, és megadhatja az egyeztetéshez szükséges tudnivalókat.
Azt válaszd, amelyik egy ismétlődő feladatot vált ki, és amelyhez egyértelműen rögzített esemény tartozik. Ha rendszeresen válaszolsz ugyanazokra az érdeklődői kérdésekre, egy rövid tájékoztató levél lehet jó próba. Ha viszont a feliratkozóid már az első levélben eltérő információkat várnak, előbb a célcsoportokat és az üzeneteket tisztázd. Nincs minden vállalkozásnak megfelelő első automatizmus.
Olyan rendszert válassz, amely össze tud kapcsolódni azzal az űrlappal, webáruházzal vagy ügyfélkezelő rendszerrel, ahonnan az indító esemény érkezik. Gondold át azt is, ki fogja később módosítani a leveleket, és milyen adatokat kell átadni a rendszerek között. Az ActiveCampaign, a Brevo, a FluentCRM, a HubSpot és a MiniCRM is szóba jöhet, a választás a folyamattól és a meglévő eszközeidtől függ.
Használj tesztcímet, és próbáld végig azokat a helyzeteket is, amelyekben a folyamatnak nem szabad levelet küldenie. Például vizsgáld meg, mi történik, ha ugyanazt az űrlapot ismét elküldöd, vagy ha egy címzettet kizársz a levélsorból. Ellenőrizd a levél megjelenését telefonon, kattints végig a hivatkozásokon, és nézd meg, hogy a megfelelő üzenet érkezik-e meg.
Igen, ha a WooCommerce áruház és az e-mail-rendszer között átadható a folyamathoz szükséges rendelési esemény. Így például a rendelés rögzítéséhez kapcsolódó tájékoztatás automatikusan elindulhat. A kosárelhagyó levelezéshez külön szükséges, hogy a rendszer érzékelje a kosárhoz kapcsolódó eseményt, és az adat eljusson az automatizmushoz. Először tisztázd, melyik vásárlási lépést szeretnéd kezelni.
Nem, egy egyszerű folyamatot kisebb listán is elindíthatsz. A lényeg, hogy legyen olyan feliratkozó, akinek az adott levél valóban hasznos, és a rendszer felismerje a megfelelő eseményt. Kezdetben figyeld meg, érthető-e az üzenet, helyesen működik-e a folyamat, és nincs-e benne felesleges lépés. A lista méreténél többet számít, hogy a folyamat illeszkedjen a címzett helyzetéhez.
„Olyan érzés volt, hogy nem egyedül dolgozom az oldalamon, hanem ketten együtt, két tulajdonos gondolkodik...
...abban, hogyan lehetne ezt az üzletet a legjobban beindítani, hogyan lehet ezt az oldalt a legjobban összerakni."
„Az ügyfeleink a legfontosabbak számunkra. Ezért dolgozunk a legjobbakkal...
...és ezért bízzuk a weboldalaikat Rád.'
'Webfejlesztő sok van, Rudiból csak egy.
Szerencsések vagyunk, hogy a vele való munka során olyan szakemberre bízhatjuk magunkat és az ügyfeleinket, aki ugyanúgy a tökéletes végeredményre törekszik, mint mi."
"Rudi az, akit vállalkozóként webes "kollégának" álmodtam magamnak.
Megvalósítja azt, amiről még nem is tudom, hogy szükségem lesz rá. Mindig ott van, amikor szükségem van rá. Az első pillanattól kezdve érzem, hogy egy csapat vagyunk. Imádom!"
